» Terug naar vorige pagina

02-07-2014

Inbox na de vakantie

Nu al bang voor je inbox na de vakantie?

Als je al niet zo'n efficiente mailverwerker bent, zal de komende vakantieperiode je niet alleen plezier bezorgen, maar ook inbox zorgen. Veel mensen zien op tegen de eerste dag na de vakantie. Soms staan daar honderden (!) mails op hen te wachten. Hoe kom je er nu achter wat echt belangrijk is en hoe kan je dat vooraf managen?

Laat het duidelijk zijn, helemaal te voorkomen is het niet. We zijn een kennismaatschappij waarin het gebruikelijk is om veel te mailen. En nog erger, om ook heel veel mensen in kopie te zetten. Kan je in ieder geval niet verweten worden dat er iemand niet is geinformeerd. Daar is structureel wel wat aan te doen. Een voorbeeld is het aantal keren dat je je email checkt op een dag terugbrengen van 50 x per dag (en dat doen mensen!) naar 4 tot 10 x per dag. Dat levert je 45 uur per jaar op.

Zo zijn er binnen bedrijven ook afspraken te maken over:

  • waarvoor gebruiken we email (en vooral ook waarvoor niet)
  • hoe vaak check je of er email is
  • maak een beleid over hoe snel we elkaar antwoorden
  • vul altijd de onderwerp regel (het liefst met daarin wanneer je een actie wilt zien)
  • doe per onderwerp een mail, anders zijn zaken niet te archiveren
  • stuur elkaar geen bedankjes
  • maak een goede out of the office, vertel wat mensen van je kunnen verwachten
  • zet als het kan onder aan je mail, dat geen antwoord nodig is
  • verstuur en archiveer met goede zoeksleutels

Wat werkt

Maar wat kan je er nu aan doen, zo net voor de vakantie? Gezien het 30% ziekteverzuim wegens stress, zou ik niemand aanraden om in de vakantie zijn mail te gaan verwerken. Geloof het of niet, je bent echt niet onmisbaar. Het maakt ook dat je nooit meer helemaal los komt van het werk. In de oudheid was al bekend dat mijmeren en filosoferen goed is voor onze creativiteit, motivatie en inspiratie. Dus ga dat vooral opdoen tijdens je vakantie.

Hoe voldoe je dan aan de soms verwachte 24 uur bereikbaarheid mores? Mijn man (werkend bij een grote multinational) brengt al een paar jaar een prima werkende manier in praktijk. Hij zet zowel in de out of the office van zijn mail als op zijn voicemail van de telefoon het bericht dat hij tijdens de vakantie niet in staat is mail te lezen. Als hij nodig is, bijvoorbeeld bij een escalatie door een klant, wordt de ander verzocht een sms bericht achter te laten, dan zal hij zo spoedig mogelijk telefonisch contact opnemen. Ongelofelijk hoeveel rust dit geeft. Wat niet wil zeggen dat we nooit een sms krijgen op vakantie..., maar de drempel is gelegd en je moet jezelf beschermen.

Wat nog meer werkt?

Zoals gezegd, een goede out of the office. Geef niet alleen aan wanneer je er niet bent. Vertel ook wie de vervangers zijn voor welke onderwerpen (liefst met mail of telefoonnummer) en wat ze dus in dringende gevallen kunnen doen. Wanneer je het zo voorbereid, kun je het misschien zelfs wagen om aan de afzender te vragen de mail die je echt zelf moet afhandelen na je laatste vakantiedag nog eens te versturen. Omdat je met de laatste mails gaat beginnen. Dan leg je de actie bij de ander en loop je niet het risico dat mensen al op je eerste werkdag reactie verwachten op een mail van 3 weken oud. Neem anders een zinnetje op met "ik hoop alle mail binnen mijn eerste werkweek na de vakantie te kunnen bekijken".

De eerste werkdag

De eerste werkdag na de vakantie kan je starten met wat goede nieuwe gewoontes.

Behandel maar een bepaalde tijd van de dag mail. Plan dit in je agenda. Op je eerste dag zou ik je adviseren om niet direct je mail op te halen, maar eerst even een rondje te lopen en wat mensen te spreken. Je kunt dan zogezegd wat landen, en je hoort de meest dringende zaken direct.

Als je vervolgens een uur lang intensief aan je mail werkt, doe dit dan ook! Laat je niet 20 keer afleiden. Ga desnoods apart zitten. Na de vakantie is het zeker handig om te sorteren op onderwerp. Veel problemen van 3 weken terug zijn inmiddels al opgelost, zonder dat jij daar voor nodig was. Wat een verademing!

Maak een mapje twijfel. Mails met onderwerpen waarvan je niet weet of je die nog wilt lezen, zet je daarin. Dit mapje wel regelmatig legen.

Belangrijke regel is om die mails die minder dan 2 minuten tijd vergen, ook direct af te handelen. Archiveer of verwijder afgehandelde mails direct.

Stop na een uur. Eind van de middag of morgen tussen 10 en 11 herhaal je dit. Mails afhandelen staat namelijk niet in je taak of functieomschrijving. Andere taken wel....

Op de site van Bureau Kaliber zijn diverse onderwerpen te vinden die te maken hebben met werkplekondersteuning en efficienter werken. Neem daar gerust een kijkje, maar voor nu

Prettige (inboxvrije) Vakantie!

 

 

 

 

 

» Terug naar vorige pagina

Laatste referentie

outplacementtraject

Tijdens het outplacementtraject heb ik enorme stappen gemaakt. Ik heb veel meer inzicht gekregen in mijn kwaliteiten en ik ben er meer achter gekomen waar mijn passie zit. Wat ik vooral heel pretiig vond is dat je me erg gestimuleerd hebt om zelf na te denken. Dat was hard werken maar ik heb wel een duidelijk beeld gekregen van mezelf, wat ik kan en wat ik wil. Mieke, heel erg bedankt!

Lees meer

Inschrijven voor
de nieuwsbrief

Bureau Kaliber
Oosteinde 33
3274 KB Heinenoord

06-29284425
mieke@bureaukaliber.nl

Direct contact

Laat uw gegevens achter op het formulier en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.